Cómo importar y exportar productos en WooCommerce

por | Jun 29, 2020 | WooCommerce

Como importar y exportar productos en WooCommerce

Como ya he comentado en otros artículos, los inicios de cualquier proyecto son siempre increíblemente mágicos.

Si tienes una idea de tienda online en tu mente, y la quieres plasmar en una web para poder vender productos o servicios…¡genial! estás en un tipo de proyecto muy motivador.

Si por el contrario, y como suele ocurrir en la gran mayoría de mis clientes, ya tienes una tienda online con WooCommerce (y quieres re-hacerla por completo) o estás utilizando otro tipo de servicio como por ejemplo Shopify, y quieres “mudarte” a WooCommerce (que por cierto, si estás en medio de este proceso, te recomiendo que busques un hosting donde sea la migración de WordPress gratuita), sigue leyendo porque este artículo te interesa.

Lo que te voy a mostrar es el procedimiento a seguir (no me lo invento yo, de hecho, me baso en la explicación oficial de WooCommerce) para importar productos correctamente (y en mi opinión de una manera bastante tradicional) a WooCommerce (o para exportarlos).

Todo se va a centrar en un archivo “plantilla” que puedes trabajar con Google Sheets, o con el Excel de toda la vida, para que luego tu vida sea más fácil a la hora de crear todos los productos a la vez.

Eso si, ya te aviso que el contenido de este articulo es de un nivel medio avanzado, ya que manejaremos conceptos algo técnicos.

Pero no te asustes y no dejes que esa gota de sudor frío que está naciendo en tu frente ahora mismo siga recorriendo tu cara, porque al finalizar este artículo, sabrás perfectamente qué pasos seguir, y cómo hacerlo todo.

Empezamos pues, explicando el elemento esencial que vamos a tratar en este proceso de importación / exportación de productos WooCommerce.
 

Plantilla CSV

Si tienes o quieres crear una tienda online con WooCommerce que cuente con menos de 50 productos, quizás te interesa hacer el proceso de manera manual, para ahorrarte quebraderos de cabeza.

Pero si tienes más de 50 productos, lo que te recomiendo es coger costumbre de utilizar este sistema algo tradicional de crear productos o actualizarlos mediante un archivo CSV.

WooCommerce pone a tu disposición un archivo CSV a modo de plantilla (lo puedes descargar aquí).

Cuando lo abras (lo veremos en el vídeo más abajo si no te apetece abrirlo ahora), verás muchas columnas con diferentes nombres para cada una.

Archivo CSV Columnas

Este archivo es el que vamos a trabajar durante este artículo.

Yo me voy a limitar a explicarte para qué sirve cada columna y la manera en la que tienes que importarlo a tu web de reciente creación con un WooCommerce “en blanco”.

Vamos ahora a atacar de lleno el archivo CSV, del cual te vas a tener que hacer super amig@, porque será tu mejor aliado de cara a crear o actualizar productos de manera masiva en tu tienda online con WooCommerce.
 

Creando el CSV en blanco

El concepto en sí es básico: necesitas un archivo CSV lleno de información sobre todos tus productos, y dicha información tiene que estar ordenada correctamente en las diferentes columnas que te proporciona el archivo ejemplo de CSV.

Lo que se puede hacer al respecto, para conseguir que dicha información esté disponible tal y como requiere un archivo CSV de este tipo, es:

  • Puedes exportar los productos existentes en tu tienda online a un archivo CSV genérico, y luego hacer una especie de mix adaptándolo al que te proporciona WooCommerce.
  • Puedes directamente rellenar (con calma y paciencia) cada columna del archivo que estamos comentando.
  • Puedes utilizar tu propio CSV, el cual luego tendrás que adaptar al que WooCommerce recomienda.

Recuerda que sigas el camino que sigas, esto lo vas a tener que hacer una sola vez en modo masivo, y luego simplemente te limitarás a actualizar dicho archivo CSV y cargarlo en tu web las veces que hagan falta, para ir actualizando productos de manera masiva.

Yo creo que el esfuerzo merece mucho la pena, ya que luego te va a ahorrar una cantidad de tiempo impresionante.

Si no lo ves por ti mismo, por favor, tómate 2 minutos para visualizar los dos escenarios posibles:

  1. Escenario 1 (el que casi todo el mundo hace): Inviertes una mañana entera en subir 200 productos a tu web de WooCommerce, uno a uno, con el editor de WooCommerce dentro de tu propia web; en adelante, cuando quieras cambiarlos, buscarás el producto en concreto, entrarás en su ficha y cambiarás la información (y así con todos y cada uno de los que necesites actualizar).
  2. Escenario 2 (el que yo te planteo): Inviertes la misma mañana en crear un CSV con toda la información de tus 200 productos. Lo subes a tu web de WooCommerce y lo publicas; en adelante, cuando quieras cambiar algo, lo haces en el archivo CSV y lo vuelves a subir, para que se actualice todo masivamente.

No se tú, pero si yo tuviera una web de 200, 300 o 1000 productos, tiene más sentido llevar el control general que te ofrece el uso del método del CSV.
 

Pautas o recomendaciones a seguir

Una vez entendidas todas las partes que contiene el archivo CSV de importación, así como la razón de por qué es recomendable utilizarlo, a continuación te menciono las pautas oficiales a seguir para que luego no se te caiga el pelo ni quieras gritar por la ventana cuando importes los productos por primera vez a tu tienda online de WooCommerce.

  1. Utilizar el formato UTF-8 (esto es algo que no tienes por qué saber, pues es muy técnico. La mayoría de archivos de este tipo son UTF-8).
  2. Las fechas tienen que coincidir con la franja horaria de tu tienda online (parece que no, pero esto suele ser un error que muchos cometen).
  3. Utilizar un “1” cuando es , y un “0” cuando es No. (Esto es programación básica, y muy fácil de entender).
  4. Separar por una “,” (coma) diferentes valores (por ejemplo para los atributos de tus productos).
  5. Cuando de escriba el SKU (el DNI de tu producto) simplemente escribe el número, no hace falta detallar que es el ID o el SKU. (Por ejemplo: 398RTS y no ID:398RTS).
  6. Las taxonomías también se separan por “,” (comas).
  7. Los productos que se encuentran en borrador (draft) no se exportarán (sólo lo hacen los que están publicados, o los productos marcados como publicados de manera privada).
  8. Las imágenes de los productos ni se importan ni se exportan (sólo sus URLs o enlaces). Tendrás que, previamente o posteriormente, subirlas al servidor de destino de tu web.
  9. También se soportan URLs externas para las imágenes (por ejemplo si las tienes alojadas en un servidor tipo Amazon S3).
  10. El nombre del archivo de imagen que escribas en el CSV tiene que coincidir con el nombre de la imagen subida a tu servidor (si no, no la mostrará correctamente porque no la encontrará).

Vamos ahora a repasar este archivo CSV en un vídeo explicativo, para que sepas cómo descargarlo, cómo editarlo y sobre todo cómo familiarizarte con todas las columnas que podrás encontrar.

 

 

Importar productos a WooCommerce

La primera de las dos funcionalidades de tener este archivo CSV es la de la importación de productos a tu web de WooCommerce (la otra es lo contrario, la exportación).

Vamos a ir paso a paso, y al final de este apartado, haremos un caso práctico para que lo veas con más claridad.
 

Añadiendo productos nuevos

Una de las ventajas que ya hemos comentado más arriba en este artículo es la de crear productos nuevos de manera masiva.

Lo más importante aquí es haber rellenado de una manera correcta el CSV que WooCommerce proporciona.

¡El resto se hace prácticamente solo!

La importación de los productos se hace en WooCommerce > Productos.

Importación de productos WooCommerce

Al seleccionar “Importar”, se abrirá una especie de asistente, en el que te pedirá que cargues el archivo CSV en cuestión, el cual no puede superar el GB de tamaño (no te preocupes, ya tienes que tener miles de productos para que esto ocurra).

Wizard importar WooCommerce

Conforme vas avanzando en el asistente, vas a ir “diciendo” a WooCommerce qué es cada cosa.

Es decir, tienes que mapear los nombres de las columnas de tu archivo CSV, con los nombres de los campos de los productos de WooCommerce.

Gracias a que hemos utilizado una plantilla oficial, esto nos va a resultar muy sencillo de hacer.

Mapeo WooCommerce

Ahora simplemente nos quedará completar el proceso de importación, y todos los productos, en teoría, se añadirán correctamente a la base de datos de tu web.
 

Editando productos existentes

Si ya tienes una tienda online funcionando con WooCommerce, con muchos productos ya subidos, y no sabías que se pueden editar de manera masiva, este apartado va dedicado a ti.

Si ya estás funcionando con tu tienda online, con el archivo CSV que has ido utilizando desde un principio en tu web, el funcionamiento para editar tus productos es el mismo que cuando los creas por primera vez.

La única diferencia es que esta vez tienes que marcar una casilla específica en el asistente de importación.

Casilla específica importación de productos WooCommerce

El resto funciona exactamente igual que en apartado de creación de nuevos productos.

 

Exportar productos de WooCommerce

Aquí vuelve a entrar en juego si ya tienes los productos subidos a tu web de WooCommerce, y sea por el motivo que sea, te has decidido a crear una nueva web de WooCommerce, y seguir vendiendo ahí tus productos.

A la hora de exportarlos, es incluso más sencillo que cuando los importas.

La opción se encuentra justo al lado del lugar que ya conoces para la importación.

Exportación de productos WooCommerce

Cuando pinchas en la opción de “Exportar”, se abre una pantalla (ya no es un asistente con varios pasos, ahora sólo es uno), en donde seleccionarás:

  • Qué columnas quieres que se exporten.
  • Que tipo de productos quieres que se exporten.
  • Qué categorías quieres exportar.
  • Exportar información personalizada en el proceso (toda la información que no venga por defecto con WooCommerce, en relación a un producto).

Al darle a “Generar CSV”, se descargará en tu ordenador el archivo, el cual tendrás que importar (mediante el proceso que ya conoces) a la web de destino que tengas.

Pantalla exportación WooCommerce

En el vídeo a continuación repasamos lo hablado, de manera visual, para que te quede más claro todavía.

 

 

Conclusión

Como hemos visto, las opciones de importación y exportación de productos de WooCommerce pueden ser muy complicadas a nivel técnico, si no sabes previamente lo que te vas a encontrar.

Dichas funcionalidades funcionan (valga la redundancia) gracias a un archivo CSV, el cual puedes encontrar de manera “virgen” o en blanco, en la página oficial de WooCommerce, o en este mismo artículo un poco más arriba.

Conocer ese archivo CSV y abrazar todas sus posibilidades, es lo que va a hacer que puedas tener al día cientos, incluso miles de productos, de una manera relativamente fácil, y sin complicaciones.

Ya no existe el miedo de manejar una tienda online con muchísimos productos, porque no tendrás que ir “uno a uno” editándolos cada vez que sea necesario.

Tienes en tus manos una herramienta que viene por defecto con WooCommerce y WordPress, muy poderosa a nivel técnico, y que no todo el mundo utiliza o conoce.

Y si crees que se te escapa algo para conocer en profundidad WooCommerce, te recomiendo que realices este Curso WooCoommerce Gratis, que te ayudará a mejorar tu tienda online.

Espero que te haya servido de mucho este artículo, y que pruebes las veces que sea necesario hasta que te conviertas en un expert@ de la importación y exportación.

¡Un abrazo fuerte y nos vemos en el siguiente artículo!