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Jueves, 15 Enero 2015 23:38

Cómo ahorrar espacio en tu Hosting eliminando correo archivado

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CMS:  Todos |  Versión:  Todas |  Nivel de dificultad:  Básico |  Tiempo estimado de lectura:  10 minutos


Cómo ahorrar espacio en tu Hosting eliminando correo archivadoGestionar el correo electrónico es una tarea que consume habitualmente una parte importante del tiempo que dedicamos a trabajar en el/con el ordenador. Emplear métodos que nos hagan ser eficientes a la hora de procesarlo permitirán tener un control no solo de las bandejas de mensajes sino también del espacio que ese correo ocupa en nuestro Hosting.

Tengamos la cantidad que tengamos de espacio contratado en un Hosting, todo es limitado, los discos duros son limitados, por lo que el concepto "espacio ilimitado" no es más que una estrategia de venta para algunas empresas de Hosting, y como tal espacio finito, debemos mantenerlo optimizado para garantizar el correcto funcionamiento de nuestras webs y cuentas de correo electrónico.

Hemos tratado en artículos anteriores como vaciar automáticamente la papelera de las cuentas de correo mediante tareas cron, pero no siempre es necesario recurrir a estos métodos para gestionar cuentas y bandejas de correo, el proceso manual, el de toda la vida, es la parte más importante que todo usuario tiene para gestionar eficientemente el espacio que el correo ocupa en el Hosting.

¿Que es Webmail?

Webmail es un servicio de gestión de correo, para cuentas de dominios (o cuentas gratuitas -véase Hotmail, Gmail, etc-), que se gestiona a través del navegador o de una App.

Permite enviar, recibir, leer y organizar correos electrónicos en una o diferentes cuentas de correo, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil que esté conectado a Internet.

Una de las ventajas de gestionar el correo vía Webmail es que no es necesario descargar previamente los mensajes en el ordenador o dispositivo móvil para poder leerlos.

El mayor inconveniente que podemos destacar de este servicio es la necesidad de estar conectado a Internet para poder consultar el correo y la limitación de espacio en función del tipo de Hosting que se tenga contratado.

¿Como elimino mensajes de correo usando Webmail?

Teniendo en cuenta que la limitación de espacio es uno de los hándicap de trabajar con Webmail, plantearse una política de mantenimiento de cuentas de correo del Hosting es primordial para no quedarnos sin espacio (esto podría afectar al funcionamiento del resto de servicio del Hosting) y poder seguir enviando y recibiendo correos con normalidad.

Para eliminar correos que ya no son necesarios, desde Webmail, ya sea usando RoundCube, Horde o SquirreMail, tenemos que acceder al Panel de Hosting (cPanel) y en el apartado Correo, logearnos en la cuenta a gestionar para vaciar el correo innecesario.

En el apartado Correo, Webmail accedemos a Cuentas de Correo electrónico para ver la cuenta deseada y acceder desde ella a Webmail.



Si accedemos desde Cuentas de correo electrónico podemos ver las cuentas de correo que tengamos creadas y a la derecha encontramos una opción llamada "More" (Más) que al hacer clic despliega dos opciones "Webmail" o "Configurar correo".



Seleccionamos la opción de "Webmail" y en la siguiente pantalla nos solicitará la contraseña para acceder a dicha cuenta de correo.

Una vez puesta la contraseña vemos otra pantalla con 3 opciones: SquirreMail, RoundCube u Horde.

Seleccionamos RoundCube porque entendemos que es uno de los clientes Webmail más completos y fáciles de utilizar.



Una vez accedemos a RoundCube vamos a administrar bandejas y correos, centrándonos de manera importante en la Papelera pues lo habitual es eliminar correos pensando que irán a la Papelera y transcurrido un tiempo se vaciará automáticamente, lo cual es incorrecto, ya que por defecto no se vacía y debemos vaciarla manualmente.



Cuando eliminamos correos electrónicos de la bandeja de entrada o cualquier otra bandeja que tengamos creada adicionalmente para administrar y distribuir el correo, todos van a parar a la Papelera, y es necesario revisar de vez en cuando o tras eliminaciones masivas de corros, dicha bandeja para vaciarla y no ocupar espacio en el Hosting, en la carpeta /mail.



La selección y eliminación de mensajes de la Papelera nos garantizará recuperar espacio del Hosting.



Una cuenta de correo de mi Hosting ha superado la cuota ¿como lo resuelvo?

Es uno de los avisos que podríamos recibir de nuestros Hosting indicándonos que una de nuestras cuentas de correo ha superado la cuota y esto significa que la cuenta no podrá enviar o recibir correos.

El problema se puede dividir en dos pequeños problemas:

  • No tenemos espacio físico en el Hosting contratado.
  • La cuenta de correo no tiene espacio asignado.

Si el problema es "falta de espacio en el Hosting", la solución pasará por analizar el motivo, principalmente verificar si recientemente hemos realizado copias de seguridad y las dejamos en el Hosting "ocupando espacio" o si las razones son otras, que no vamos a tratar en este artículo.

Por el contrario, si el problema radica en que una de las cuentas ha superado la cuota, lo más probable es que le hayamos asignado una cuota limitada a dicha cuenta y se haya superado.



Siendo la solución editar dicha cuenta de correo, desde el panel de hosting (cPanel) y ampliando la cuota de espacio asignado a dicha cuenta.



Con esto habremos corregido este pequeño problema y podremos volver a enviar y recibir correos en la cuenta afectada. Recuerda "nada es ilimitado".

Otras soluciones interesantes para poder gestionar los mensajes que enviamos a la Papelera de RoundCube (Webmail) puedes consultarlas en el artículo escrito por Johnny Heredia, donde te explica como crear una tarea cron en cpanel para vaciar automáticamente la carpeta Trash periódicamente.

Mantener el correo organizado, con revisiones periódicas de las distintas bandejas, prestando especial atención a la Papelera, te ayudarán a tener el espacio de tus cuentas de correo y Hosting controlados.



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Luis Méndez Alejo

Miembro del equipo técnico de Webempresa.
Coordinador de contenidos en el Blog y en Youtube.
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