Webempresa 12 años teletrabajando al 100%

por | Mar 18, 2020 | Novedades Webempresa

Webempresa 12 años teletrabajando al 100%

Es posible que te sorprenda el contenido de este artículo, porque lo nuestro es compartir conocimientos sobre hosting o sobre WordPress, y no sobre organización empresarial o dinámicas de trabajo.

Sin embargo, somos una empresa, y como tal hemos tenido que diseñar una organización y unos procesos de trabajo que nos permitan desarrollar nuestra actividad. Y desde hace más de 12 años, somos una empresa que funciona con un modelo de teletrabajo al 100%.

En la actualidad, somos un equipo de más de 50 personas, distribuidas en 5 países de habla hispana y todas trabajamos en remoto.

Es decir, no tenemos una oficina central a la que el equipo acuda cada día a trabajar, sino que proporcionamos a cada compañero los recursos necesarios para poder crear un puesto de trabajo a su medida en su propia casa.

¿Por qué te contamos esto ahora? La situación actual que vivimos tanto en España como en otros países debido al Coronavirus ha provocado que muchas personas tengan que pasar de forma repentina a trabajar desde su casa.

Nosotros sabemos, por experiencia, que la adaptación al teletrabajo no siempre es fácil. Cada vez que incorporamos a un nuevo compañero que no ha teletrabajado con anterioridad, vemos que necesita un periodo de adaptación en el que le ayudamos con nuestra experiencia.

En Webempresa tenemos una estructura y unos procedimientos creados específicamente para trabajar en remoto, y aún así es necesaria esta adaptación.

En los casos en los que una empresa o un equipo de trabajo se está viendo obligado a teletrabajar y además no cuenta con unas dinámicas creadas para este modelo, imaginamos que la dificultad para adaptarse será mucho mayor.

Por este motivo, al igual que llevamos muchos años compartiendo nuestro conocimiento para ayudarte a crear tu web o a mejorar tu WordPress, hoy queremos compartir contigo la experiencia que hemos acumulado en 10 años de trabajo de oficina combinada con los últimos 12 años de teletrabajo 100%.

Si has tenido que empezar a trabajar desde tu casa y no sabes por dónde empezar o necesitas un poco de ayuda, esperamos que alguno de los consejos que vamos a compartir contigo en esta guía te resulte útil para llevar mejor el cambio. 😉

 

 Primeros pasos si el teletrabajo te ha pillado por sorpresa

 

Hay muchos artículos en Internet con recomendaciones útiles para crear tu espacio de trabajo en casa: busca un lugar que puedas hacer tuyo, preferiblemente que no compartas para otros usos durante tus horas de trabajo.

Consigue una mesa y una silla que te resulten cómodas y colócalas junto a una fuente de luz natural.Utiliza colores neutros para las paredes, añade algunas plantas y diseña una rutina que te permita separar tu vida laboral de la personal.

Son buenos consejos y también hablaremos sobre esos aspectos, pero si has pasado a teletrabajar de forma imprevista tu prioridad no será diseñar una home office sino convertirte en un teletrabajador funcional lo antes posible.

¿Qué es lo más importante para empezar?
 
Imprescindibles para empezar a teletrabajar
 
 

1. Comprueba tus accesos.

 

Dar por hecho que todo lo que funciona en la oficina va a funcionar desde casa es un error muy frecuente.

Antes de dejar la oficina, comprueba que tienes acceso a todos los sistemas y herramientas que necesitas para trabajar, desde los dispositivos que vas a usar desde casa.

Revisa cada uno de tus accesos con una conexión de Internet diferente a la que utilizas en la oficina (puedes conectarte a la red de datos de tu teléfono móvil). Más abajo te hablamos sobre los Gestores de Contraseñas y VPN.

 

2. Define los canales de comunicación.

 

Tanto si necesitas estar en contacto con clientes como para trabajar en equipo, es importante que definas los canales que vas a utilizar.

La comunicación es un punto vital para poder trabajar en remoto de forma eficaz. Si cada persona toma decisiones de forma independiente en este ámbito, se producirán confusiones, retrasos y pérdidas de información.

Para trabajar en equipo, en Webempresa utilizamos Slack como canal de comunicación principal. Sin embargo, puedes elegir cualquier otra herramienta similar que te permita tener tanto salas de conversación como comunicaciones privadas en pequeños grupos o entre dos personas.

En nuestro caso, hemos configurado Slack para atender las necesidades que tenemos como empresa de hosting, pero hay algunas configuraciones muy útiles que puedes aplicar a cualquier sector o negocio:

  • Crea canales o salas de conversación abiertas para cada departamento o área de tu negocio. De este modo, todos sabréis en qué sala debéis comentar los temas relacionados con ese departamento, no se mezclarán en una misma sala diferentes temas y el seguimiento será más sencillo.
  • Crea canales o salas de conversación grupales para las personas implicadas en un mismo proyecto. Si tienes en marcha o vas a iniciar un proyecto que implica a diferentes departamentos, crea un canal específico para él.
  • Crea una sala de notificaciones o alertas para la información que todo el mundo debe tener en cuenta de forma inmediata.

En Slack compartimos nuestro día a día, saludamos al llegar y nos despedimos al finalizar la jornada, informamos de novedades, comentamos casos o incidencias relevantes y consultamos dudas.

La mayoría de los canales o salas son permanentes, ya que se han creado para hablar de temáticas recurrentes.

Sin embargo hay algunos canales que son temporales, relacionados con eventos o procesos concretos. Se abren cuando los necesitamos y al finalizar el tema los archivamos para poder volver a ellos en un futuro si es necesario.

Slack es un canal de comunicación en tiempo real, por lo que es especialmente importante tener en cuenta una serie de «buenas prácticas» para que funcione de forma eficaz, sirva para compartir conocimiento y no interrumpamos a los compañeros cuando no es necesario.

Aquí tienes 5 consejos rápidos para ayudarte a crear una comunicación eficaz en Slack:

  1. Elige bien las palabras que vas a utilizar. Escribe de forma correcta y clara.
  2. Envía mensajes que tengan un significado completo (evita el efecto metralleta que se produce enviando mensajes cortos de forma consecutiva).
  3. Facilita a los demás el seguimiento incluyendo enlaces y capturas.
  4. Deja que finalice la conversación en curso antes de iniciar otro tema.
  5. Piensa antes de escribir y enviar mensajes ¿cuál es el objetivo de lo que vas a compartir?

 

3. Crea procedimientos básicos para mantener la actividad.

 

Tanto en un trabajo presencial como en un modelo de trabajo en remoto es muy importante que cada persona sepa qué ha de hacer y cómo ha de hacerlo.

Seguramente muchas de tus rutinas diarias están basadas en la presencia física y necesitarás convertirlas en procesos a distancia. Por ejemplo, una reunión presencial puede convertirse en una videoconferencia en grupo a través de Skype.

Para esto, necesitarás que las personas implicadas sepan utilizar Skype y tengan una cuenta de usuario creada.

También necesitarás, si no lo tienes ya, un sistema de almacenamiento de archivos compartido; al que todos podáis subir contenido o recursos y estos sean accesibles para los clientes o los demás miembros del equipo. Google Drive o DropBox son buenas opciones para empezar.

Piensa en las rutinas imprescindibles para dar continuidad a tu negocio, y plantea alternativas para poder mantenerlas de forma online. No te compliques ni quieras abarcarlo todo en este momento, crea procesos sencillos que incluyan lo esencial. Más adelante tendrás tiempo a revisarlos y ampliarlos.

Empieza estableciendo horarios, formas de contacto, distribución de tareas básicas y cómo deben llevarse a cabo desde un puesto de trabajo en remoto.

Ahora que ya tienes los puntos básicos cubiertos para salvar los primeros días, vamos a ver otros aspectos que te ayudarán a convertirte en un teletrabajador eficaz y feliz. 🙂

Ten en cuenta que todo lo que te estoy explicando parte de nuestra experiencia. Por supuesto, no hay una única forma de hacer las cosas, pero esta es la que nos funciona a nosotros y en ella basamos todas las recomendaciones que vamos a compartir en este artículo.

 

 ¿Por qué elegimos el teletrabajo 100% en Webempresa?

 
 
Webempresa lleva teletrabajando 12 años
 

Webempresa no nació con un formato de trabajo en remoto. Primero tuvimos que montar una oficina en la ciudad y pasar 10 años en ella.

Éramos pocos, entre 5 y 12 personas. Aunque estábamos todos en un espacio de 100 m2, desde 1994 usábamos mensajería interna y luego pasamos a utilizar chats como Messenger.

A partir de 1997 nos dedicamos a la web y convertimos casi todas las herramientas de gestión a un entorno web. Ya desde esos años lo hacíamos todo cada vez más mirando a la pantalla y nos íbamos comunicando cada vez más por escrito usando el email y la mensajería interna.

La tendencia era minimizar las reuniones y utilizar herramientas para mantenernos comunicados: en vez de decirnos algo de una mesa a otra nos lo escribíamos en el chat interno. 🙂

Así, poco a poco, fuimos dando muchos pasos para conseguir ser 100% online; y a partir del 2004 aproximadamente empezamos a tener compañeros teletrabajando el 100% de su tiempo.

Poco a poco fuimos dejando la oficina y finalmente el 30 de Abril del 2008 el último trabajador presencial echó el cierre de la oficina. Con ese giro de llave, Gerard estaba inaugurando una Webempresa 100% remota. 🙂

Seguíamos creciendo y cada vez éramos más, y tuvimos que adaptarnos a muchos cambios a medida que evolucionaban las herramientas y el mundo.

Hoy, 23 años después de aquel inicio somos más de 50 personas trabajando 100% en teletrabajo. La oficina sigue ahí pero el 90% del tiempo está vacía. Se usa cuando algún compañero la visita para hacer alguna reunión o para trabajar desde ahí por algún motivo.

 
Webempresa: equipo de teletrabajo 

También cuando quedamos varias personas para hacer un desarrollo conjunto, pero cada vez la utilizamos menos y podríamos no tenerla.

Durante 12 años hemos mantenido este modelo, en el que hemos encontrado muchas ventajas y hemos aprendido a salvar los inconvenientes. Y vemos que trabajar desde casa tiene muchos más beneficios que desventajas, tanto para el trabajador como para la empresa.

Hemos aprendido que eliminando las fronteras geográficas podemos captar talento alrededor de todo el mundo. Y esto en un proveedor de hosting como nosotros, que ofrece servicio y soporte 24 horas todos los días del año, es especialmente importante.

Tener personas trabajando desde diferentes países y zonas horarias nos permite cubrir ese 24×7 con mejores turnos para el equipo.

Hemos conseguido estar mucho más cerca estando lejos. La distancia física te obliga a mejorar tus habilidades de comunicación escrita o por voz; y esto nos ha convertido en un equipo con una gran capacidad para conectar y compartir.

Salvamos las distancias mediante chats, llamadas o videollamadas y hemos terminado por conocernos mucho más unos a otros que algunos compañeros que comparten una oficina durante años.

También nos vemos de vez en cuando para divertirnos juntos 🙂 No necesitamos reuniones presenciales para el desarrollo de nuestro trabajo pero sí para completar y reforzar nuestros vínculos.

 

 Tu espacio de trabajo en casa

 

Se puede teletrabajar de varias formas, pero lo más habitual es hacerlo desde casa. Así que tendrás que elegir un espacio dentro de tu vivienda para convertirlo en tu oficina.

Cada uno de mis compañeros podría darte muchos consejos de lo que mejor le ha funcionado, porque hay aspectos que son muy personales. Pero voy a compartir contigo algunas ideas generales que nos han resultado útiles a la mayoría de nosotros.

 
Cuida tu espacio de trabajo en casa
 
 

Busca tu propio espacio

 

Es importante contar con un lugar de trabajo que puedas hacer tuyo. A ser posible, que no sea de uso compartido con otras personas durante tu horario laboral.

Lo ideal es que puedas contar con una habitación para convertirla en tu despacho; y que no elijas un rincón en estancias de uso familiar como el salón o la cocina. Tener tu propio espacio te ayudará a separar más fácilmente tu vida laboral de la vida familiar, algo que resulta vital cuando trabajas desde tu casa.

Si te ves obligado a utilizar un espacio compartido y vives con más personas, necesitarás llegar a acuerdos que te faciliten las cosas; pero de eso hablaremos más adelante. 😉

 

Selecciona bien tu mesa y tu silla

 

Empieza a diseñar tu espacio de trabajo eligiendo una buena mesa. Ha de tener una superficie amplia que te permita trabajar con comodidad y estar adaptada a tu altura. Las mesas de altura regulable son una buena opción.

Si el espacio te lo permite, consigue una segunda mesa adyacente a la primera y colócala en forma de L.

De ese modo podrás despejar por completo la mesa principal de papeles, carpetas, bolígrafos, libros y todo el material de oficina que tengas. En la mesa principal deja únicamente lo imprescindible. Lo demás, apártalo, guárdalo o mejor almacenarlo lejos.

Busca una silla cómoda, que se adapte bien a tu altura y peso. Vas a pasar muchas horas en ella así que te recomiendo invertir en una buena silla, tu cuerpo lo agradecerá.

 

Cuida la iluminación

 

Tener una buena iluminación es algo que debes cuidar en serio. La luz natural es la mejor opción. Si no dispones de luz natural compra una o varias lámparas que iluminen toda la superficie de trabajo.

Un flexo articulado es una solución económica y te ofrece movilidad para tener suficiente luz en toda la mesa.

 

Orden y limpieza

 

El entorno que te rodea condiciona positiva o negativamente tu estado de ánimo, tu capacidad de concentración y tu rendimiento. Un espacio ordenado y limpio hace que tu trabajo sea más fácil. Y eso ya es motivo suficiente para cuidarlo.

La zona de trabajo es un lugar de mucha actividad. Por muy ordenado que seas, se va llenando irremediablemente de objetos varios: carpetas, papeles, bolígrafos, correspondencia, facturas… Una mesa desordenada fomenta los despistes, las pérdidas de tiempo y la ansiedad.

Mantén limpio y ordenado tu lugar de trabajo y estimularás tu creatividad, serás más eficiente y mejorarás tu rendimiento como trabajador en remoto.

 

Tu equipo informático

 

Vamos con los dispositivos imprescindibles para trabajar desde casa. Lo básico será un ordenador y una buena conexión a internet. 🙂

En Webempresa preferimos utilizar ordenadores portátiles porque nos permiten trabajar cómodamente conectados a una pantalla grande y al mismo tiempo facilitan la movilidad si hemos de desplazarnos.

Equipo informático imprescindible para teletrabajar

Para el día a día, nosotros usamos pantallas de entre 27 y 49 pulgadas. Algunos usamos únicamente una pantalla y otros, sobre todo el equipo técnico, utilizan varias pantallas a la vez. También utilizamos un teclado y un ratón externo, para mayor comodidad.

Al tener todas nuestras herramientas en un entorno web, no dependemos de ningún dispositivo y nos resulta muy sencillo cambiar de un ordenador a otro para seguir trabajando.

Si este no es tu caso, deberías contar con un segundo equipo con todo lo necesario para seguir trabajando en caso de el primero falle. También sería recomendable contar con una unidad de almacenamiento externo, para tener una copia de seguridad de todas las aplicaciones y documentos que necesites.

Para estar preparado ante una interrupción de energía, te recomendamos utilizar un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI). Si se va la luz, protegerá tus dispositivos y te dará un margen de tiempo a mayores funcionando a modo de batería.

También te irá bien contar una batería externa portátil (power bank) que te servirá para cargar diferentes dispositivos. Eso sí, recuerda mantener el SAI conectado de forma permanente y revisar de forma periódica que la batería externa esté cargada completamente. 😉

También necesitarás un plan b para tu conexión a Internet. Puedes tener dos líneas activas con proveedores diferentes, o bien contratar una buena conexión de datos móviles que sirva de alternativa si falla tu proveedor principal.

 

Tu rutina diaria como teletrabajador

 

Hay muchos planteamientos acerca de cómo debería ser el día a día de un trabajador en remoto.

Aunque tus necesidades van a depender de factores como el sector al que te dediques, si trabajas directamente con clientes o no, o cuál sea tu franja horaria de productividad principal, aquí tienes algunas recomendaciones que a nosotros nos funcionan.

 

Marca un horario de trabajo

 

Al igual que tendrías una hora de entrada, una de salida y un descanso para comer, en remoto necesitarás lo mismo. Trabajar en casa requiere disciplina para concentrarse y no posponer tareas, un horario te ayudará en este sentido.

Este horario será un compromiso para ti y ayudará al resto de compañeros a saber cuándo estás disponible y a evitar contactarte en tu tiempo libre. También será una referencia para las personas con las que compartes tu casa, para que sepan que durante ese tiempo no deben interrumpirte.

Para facilitar la desconexión diaria, cuando termines la jornada cierra la puerta de tu habitación de trabajo y pon un cartel tipo “Cerrado hasta mañana a las 8:00”.

Este truco te ayudará a recordar la importancia de fijar un momento para cada cosa y no degradar tu tiempo libre con tareas que, casi siempre, pueden esperar al día siguiente.

 

No trabajes en pijama

 

Salir de la cama y ponerte a trabajar directamente no es una buena idea. Trabajar desde casa te permite usar ropa cómoda, pero no caigas en la tentación de pasarte el día en pijama porque no vayas a salir.

Levántate como mínimo 30 minutos antes de empezar a trabajar, es mejor empezar la jornada sin prisas. Dúchate, vístete, y sigue los pasos que seguirías si fueses a salir a trabajar a una oficina. Seguir esta rutina le envía un mensaje a tu cerebro: ¡comenzamos!

 

Establece prioridades y bloques de tiempo

 
 
Establece prioridades en teletrabajo
 

Planificar tu día a día te ayudará a trabajar más tranquilo y mejorar tu rendimiento. No improvises, márcate una lista de tareas para cada día y ordénalas por prioridad.

Una vez que tengas tu lista, asigna un bloque de tiempo a cada tarea. Sé realista en la asignación de tiempos. Si asignas menos tiempo del realmente necesario acabarás frustrado al valorar tus avances. No olvides tomar pequeños descansos entre tareas; son necesarios para poder seguir en las mejores condiciones.

En Webempresa solemos usar los ‘horarios estancos’ donde si estoy escribiendo un artículo para el Blog no hago otra cosa, ni atiendo a nadie que me escribe por chat, no cojo el teléfono y por supuesto tengo el email cerrado.

La misma receta sirve para los tiempos dedicados a revisar email o cualquier otra tarea que hagas de forma habitual.

Siempre pueden aparecer imprevistos y urgencias, por supuesto, pero si no sabes dónde vas a enfocarte (falta de control), es muy muy difícil que avances de verdad (resultados).

Para no ir improvisando el trabajo diario es muy recomendable usar una aplicación de gestión de tareas y equipos. En Webempresa usamos Monday pero hay muchas otras opciones.

Para trabajar en un equipo remoto tenemos que tener claros nuestros objetivos y prioridades. En ocasiones y si estamos solos quizás en mayor medida, generamos prioridades con ligereza y frivolidad.

 

Mucho ojo con las interrupciones

 

Serán tu gran adversario 🙂 Si no consigues horas de trabajo en lugar de “ratitos”, no lograrás avanzar.

Las interrupciones te provocan un desgaste mayor del que imaginas, te desaniman porque te alejan de tus objetivos. Haces, haces, haces pero ¿avanzas en lo importante?

Es una fuente de estrés que tienes que combatir porque si no va a minar tu motivación.

Reducir a cero las interrupciones es imposible pero puedes tomar medidas como poner el móvil en silencio fuera de la habitación, saber decir que no, desactivar las notificaciones del navegador, etc. Si usas un chat online para comunicarte con el resto de compañeros cambia tu estado a “ocupado”.

 

Aprende a conciliar la vida laboral con la personal o familiar

 

Al trabajar desde casa debes tener presente que existe una fina línea entre la vida laboral y la personal o familiar. Es posible que vivas con tu pareja, con pareja e hijos, con otros familiares o con compañeros de piso. En todos esos casos y aún cuando vivas tú solo tendrás que aplicar medidas de conciliación.

Si vives con más gente, tus horarios pueden ser diferentes a los del resto de personas con las que convives. También es posible que los tiempos de uso de internet necesiten ser ajustados para que puedas trabajar con holgura y que aquellos que quieran disfrutar de películas o juegos por streaming deban hacerlo cuando no estés trabajando.

Te recomiendo que te sientes con tu pareja, familia o con quien compartas tu casa, y llegues a acuerdos que funcionen para todos. Para evitar conflictos posteriores es importante dejar claras unas normas de convivencia.

Por un lado deben entender que habrá un horario de trabajo donde tendrán que respetar tu espacio, evitar ruidos, peticiones para que ‘hagas recados’ etc.

Y por otro lado, tú debes comprometerte a que, una vez termines el horario laboral, te integrarás al 100% en la vida familiar.

Si vives solo, es igualmente importante que establezcas unas normas para limitar tu horario laboral y obligarte a realizar otras actividades.

No perjudiques tus horas de comida, tu descanso ni tus relaciones sociales. Que trabajes en casa no significa que debas pasar todo el día en casa, oblígate a salir cada día.

Tampoco olvides la actividad física. El teletrabajo puede llevarte a una rutina sedentaria que debes obligarte a romper.

No vale el “no tengo tiempo” o “que tarde se me ha hecho”, haz ejercicio aunque sea en casa.

Hacer deporte refuerza tu creatividad, la sangre se renueva y las ideas vendrán a tu cabeza de forma natural. Moverte te aleja de la desmotivación, te da claridad mental y te ayuda a desdramatizar.

No vamos a descubrir aquí que hacer ejercicio es bueno, así que tampoco nos extenderemos. Busca la opción que mejor se adapte a tus gustos y ¡ponte en marcha! 😉

 

 Teletrabajo en equipo

 

Trabajar en remoto en equipo requiere unas dinámicas especiales. No solo se trata de poder llevar a cabo tus tareas, sino de formar parte de una organización viva con diferentes áreas funcionales que se coordinan para conseguir objetivos comunes.

Para teletrabajar en equipo de forma eficaz, es necesario hacer un esfuerzo especial en materia de comunicación, gestión de proyectos y tareas y documentación.

 
Trabajar en equipo desde casa
 
 

Cómo nos comunicamos

 

En el ámbito de la comunicación interna debes tener en cuenta dos tipos de comunicación principales: la comunicación en tiempo real entre los miembros del equipo y la comunicación de noticias, novedades o cambios.

No debes confundir los canales de comunicación con los sistemas de documentación. Los primeros sirven para informar, y los segundos para mantener un sistema organizado de recursos, documentos, guías, etc.

Nosotros gestionamos la comunicación en tiempo real a través de Slack, como ya te comentamos al inicio de este artículo. Tenemos un montón de salas donde dividimos las conversaciones de cada departamento, ya que así es más fácil participar y luego buscar información.

Tenemos una sala general para cada departamento y otras salas para comentar determinados temas de cada departamento. Algunas salas son públicas para todas las personas del equipo y otras salas son privadas o limitadas para personal de un departamento concreto, o de un nivel determinado dentro de cada departamento.

También tenemos salas de notificaciones generales, como la sala #1-importante, en las que publicamos los temas de mayor impacto que todo el mundo tiene que revisar antes de empezar su jornada laboral.

Así podemos asegurarnos de no perdernos ninguna información importante que tengamos que saber todos para poder realizar nuestro trabajo. Hay otra sala para temas centrados en alertas y monitorización de nuestros servicios, servidores, gestores de contenidos, etc.

Tenemos una sala con consejos sobre el uso de Slack, otra donde saludamos y nos despedimos cuando entramos o salimos de turno, otras para temas como cumpleaños, y diferentes conversaciones en las que podemos participar sin generar ruido innecesario en otras salas.

El orden en las conversaciones facilita la búsqueda de contenidos y permite que el tiempo dedicado a su lectura sea el justo y necesario ¡a nadie le mola tener que invertir mucho tiempo en tener que ponerse al día de todo lo que sucede en el trabajo por miedo a perderse lo importante!

Una herramienta como Slack es perfecta para la comunicación en tiempo real; pero necesitarás otro canal para poder informar adecuadamente de novedades, cambios, etc. Nosotros lo hacemos a través de una Intranet.

 

Intranet para la comunicación interna

 

Una Intranet es un medio de comunicación interna en el que todo el equipo puede informar a los demás compañeros escribiendo entradas de contenido. Resulta muy útil para informar de novedades, compartir casos prácticos, etc.

En nuestra intranet informarmos, por ejemplo, cuando creamos un nuevo procedimiento, pero no la utilizamos como sistema de documentación. Documentamos el procedimiento en el sistema correspondiente, y después informamos de esta novedad en la intranet enlazando al documento o recurso que queremos mostrar a los demás.

Hay muchas herramientas que puedes utilizar para crear una intranet, pero nosotros optamos por WordPress por su versatilidad y facilidad para personalizar. Lo que hicimos fue instalar este CMS y añadir una serie de plugins, unos de pago y otros gratuitos, con el fin de añadir las funcionalidades que necesitábamos.

Estos son los principales plugins que utilizamos en nuestra Intranet:

  • BuddyPress para crear una red social interna para nuestro equipo.
  • Plantilla BuddyApp de pago.
  • Plantilla para BuddyPress gratuita.
  • CiberProtector (by Webempresa) para limitar acceso a usuarios mediante un segundo factor de autorización o 2FA.
  • BuddyPress Activity Plus para poder compartir imágenes, vídeos y enlaces en los comentarios.
  • BuddyPress Follow para seguir miembros del equipo y recibir notificaciones de su actividad.
  • Gestor de Eventos para poder gestionar diferentes tipos de eventos internos o a clientes, etc.
  • MailPoet 3 para la gestión de boletines internos que ayuden a mantener a todo el equipo informado, se puede automatizar el envío diario de un boletín resumen de los nuevos artículos o el envío automático de cada nuevo artículo para recibir por email las novedades comentadas en Intranet.
  • Optimizador.IO para optimizar imágenes (servicio gratuito ofrecido por Webempresa) y mejorar la carga del sitio.
  • WP RSS Aggregator para poder importar contenidos RSS de blogs o medios importantes tanto internos como externos y tenerlos unificados en una categoría especial para la intranet.

  • rtMedia para WordPress, BuddyPress y bbPress
    para poder comentar imágenes o archivos.
  • SyntaxHighlighter Evolved para poder publicar código manteniendo formato y coloreado https://es.wordpress.org/plugins/syntaxhighlighter/
  • User Role Editor permite definir diferentes tipos de niveles y permisos en los roles habituales de WordPress o crear nuevos roles.
  • WP ULike permite poder usar Likes y saber quién ha votado una publicación o comentario lo usamos para confirmar que personas han visto esos temas.
  • WP-PostViews, te permite mostrar cuántas veces se ha visto una entrada/página.
  • Anon Links te permite ocultar el referer (desde donde enlazas) y que no se vea en los logs de las páginas destinos la url de tu intranet y “ocultar” desde donde has llegado a esa página.
  • Ultimate FAQS para poder insertar preguntas frecuentes en tu Intranet y utilizarlo como guías de uso interno, etc.

Además de estos plugins, y con el fin de garantizar que solo el personal de la empresa pueda acceder a la Intranet es recomendable que utilices limitaciones de acceso, nosotros limitamos a las IPs de nuestra VPN el acceso, esto lo suelen hacer nuestros clientes con la VPN de CiberProtector (servicio de Webempresa).

 

 CiberProtector para mejorar tu seguridad en Internet

 

Te recordamos que como cliente de Webempresa tienes 1 año gratuito de CiberProtector Premium, pulsa aquí para más información.

El hecho de poder teletrabajar indica que tendrás que acceder de forma remota a la empresa y probablemente compartir informaciones con tus compañeros de trabajo.

La mejor forma de acceder y compartir esta información es utilizando un gestor de contraseñas y además reforzar la seguridad de los accesos con medidas sencillas.

Por otro lado, toda la información que generas a través de Internet, también puede ser protegida al utilizar una red privada virtual (VPN) que encripta tu conexión.

Te recomendamos utilizar CiberProtector.

Gestor de Contraseñas - Red Privada Virtual (VPN) - 2FA

 

Las principales ventajas de utilizar el gestor de contraseñas son:

 

  • Compartir los accesos habituales que normalmente utilizas en tu trabajo con todo el personal del equipo, para que esta información se transmitan de forma segura.
  • Tener acceso a sitios habituales como correos, bancos, redes sociales, que podrás efectuar de forma automática al activar el gestor de contraseñas a través del navegador.
  • También puedes crear y compartir notas con todo el equipo con información importante: datos bancarios, número de seguridad social y documentos importantes como DNI, pasaporte, etc.
  • Si vas a crear nuevos accesos, aprovecha la funcionalidad del generador de contraseñas de CiberProtector para garantizar que vas a utilizar contraseñas realmente robustas y seguras.

Además de tener un gestor de contraseñas para los accesos, puedes aumentar la seguridad añadiendo un segundo factor de autenticación (2FA) con ello estás indicando que para acceder a determinado sitio, además de introducir el usuario y contraseña, se debe también añadir un token o código que cambia a cada 30 segundos, el cual se genera desde la App en tu dispositivo móvil y sin este código no es posible completar el acceso.

Si aplicas estas medidas de guardar accesos, compartirlos de forma segura, añadir un doble factor de autenticación y usar una conexión por VPN, estás garantizando que el teletrabajo no solo sea productivo sino también seguro.

CiberProtector tiene una versión Empresarial pensada para el trabajo de equipos.

Puedes crear un perfil para cada persona de tu equipo. Con este perfil tendrán un gestor de contraseñas, una conexión VPN, un sistema 2FA y un control de seguridad para los dispositivos que utilizan.

Te permite crear, bloquear o eliminar usuarios según tus necesidades, así compartes información por un tiempo limitado o ilimitado de forma rápida y segura.

Dentro de tu empresa, tienes la posibilidad de definir roles, y así facilitar determinados accesos o notas a grupos de usuarios según las políticas de la empresa.

También es posible supervisar la actividad de accesos y la salud de las contraseñas almacenadas en el baúl desde tu panel de control de administrador y añadir diferentes políticas de acceso, como por ejemplo bloquear accesos si se hace desde un dispositivo móvil o bloquearlos si no tienen la VPN conectada, etc.

Permitir que los miembros de tu equipo compartan sus accesos dentro de la empresa y así garantizar que toda la información compartida se haga de forma segura, controlada y acorde a los permisos establecidos.