Guía Roundcube

por | Ene 11, 2021 | Administración del Hosting

Guía Roundcube

Cuando comenzamos con la parte online de nuestro negocio, tenemos bien clara la parte web y lo que queremos conseguir con ella.

No obstante, esa parte “online” a la que me refiero, también incluye la gestión de los correos electrónicos de tu empresa o negocio, y a veces nos damos cuenta de que hemos entrado “en otro nivel”, cuando vemos que no es tan sencillo como registrarse en Gmail o Outlook y tener una cuenta de correo electrónico con ellos (ya sabes, de esas acabadas en @gmail.com, @outlook.es, etc).

Si de verdad queremos marcar la diferencia, lo principal es tener un email corporativo.

Esto quiere decir que huyas de los correos electrónicos tipo nombredetunegocio@gmail.com.

Y que persigas tener algo parecido a info@nombredetunegocio.com.

Tus clientes verán que tus correos vienen de una fuente “de confianza”, al tratarse de un email con el mismo dominio web donde han comprado un producto o servicio determinado. Esto les genera mucha confianza y tranquilidad.

Es por ello que para poder gestionar un email corporativo, debes conocer el amplio abanico de opciones que existen para tener tu webmail profesional, y hoy te voy a explicar una opción gratuita y perfectamente válida llamada “Roundcube“.
 

Qué es Roundcube

Guía RoundCube

Hay muchas opciones de pago conocidas para revisar correos corporativos, y por ello las gratuitas no son tan conocidas.

Esto no significa que dichas herramientas gratuitas no sean igual de buenas, al contrario, son una opción perfectamente viable a tener en cuenta.

Roundcube es una solución gratuita (open source) de webmail, que te permitirá consultar tu correo electrónico en donde sea, sin necesidad de descargar nada.

Sí, ya sé que esto lo hace también Gmail, Outlook, Yahoo, etc, pero tienes que saber que para utilizar un email corporativo con estas empresas, hay que pagar unos 10 euros al mes.

Y lo que te recomiendo aquí es que, al menos al principio, si buscas alternativas gratuitas, eches un vistazo a Roundcube.

También tienes la guía de Horde

 

Para qué sirve Roundcube

Guía RoundCube

Como comentaba en el punto anterior, Roundcube te permite tener una solución gratuita de webmail, la cual te va a permitir:

  • Comprobar tu correo electrónico directamente en la web, sin necesidad de instalar ningún programa ni aplicación en tu móvil.
  • Gestionar tu email profesionalmente, incluyendo gestión de contactos, respuestas automáticas, gestión de SPAM, redirecciones…
  • Disfrutar de una herramienta de calidad, completamente gratuita y que te va a evitar muchos dolores de cabeza, ya que su interfaz es muy sencilla de utilizar y apta para todos los niveles tecnológicos.

Es por eso que te recomiendo que leas de cabo a rabo este artículo, porque le voy a dar un buen repaso a cómo utilizar este gestor de correo gratuito.

Así que si estás considerando Roundcube como una posible herramienta para tu trabajo…¡sigue leyendo!

 

Guía Roundcube

Ahora que ya parece que te he convencido de las ventajas que tiene utilizar Roundcube, relájate y disfruta, ya que el resto del artículo va a ir enfocado a enseñarte toda su interfaz y todo lo que ofrece.

He dividido esta pequeña Guía de Roundcube en 8 apartados, para que todo quede más organizado.

  • Iniciar sesión en Roundcube
  • Bandeja de entrada en Roundcube
  • Enviar mensaje en Roundcube
  • Adjuntar archivos en Roundcube
  • Importar y exportar correos Roundcube
  • Crear y gestionar contactos en Roundcube
  • Crear plantilla de correo Roundcube
  • Redireccionar correo Roundcube

Además al final del artículo encontrarás un videotutorial dando un repaso a todas estas secciones, para que todo te quede mucho más claro a nivel visual.

 

Iniciar sesión en Roundcube

Empezamos por lo principal: iniciar sesión en Roundcube.

Si tu hosting te ofrece cPanel con sus servicios, encontrarás Roundcube ahí.

Si eres cliente de Webempresa, lo tienes fácil porque viene instalado por defecto en tu panel de cPanel.

Busca en tu cPanel la palabra correo y pincha en Cuentas de correo electrónico.

Paso 1 Guía RoundCube

A continuación haz click en “CHECK EMAIL”.

Paso 2 Guía RoundCube

Se abrirá una nueva pestaña con la opción de entrar en Roundcube donde podrás crear cuentas de correo en el hosting.

Paso 3 Guía RoundCube

¡Y ya estás dentro! Ahora tendrás que tener delante de ti el panel principal de Roundcube.

Nota: dependiendo de qué hosting utilizas, se accederá a cPanel de una manera u otra. Normalmente accedes mediante el panel de cliente del proveedor que utilices.

 

Bandeja de entrada en Roundcube

La interfaz de la bandeja de entrada es muy sencilla.

Encontrarás los emails listados uno detrás de otro (esta vista se puede modificar en la configuración), con detalles como el Asunto del email, quién lo envía, la fecha del envío y el tamaño.

En la columna de la izquierda verás las opciones típicas de una bandeja de entrada: “Borradores, Enviados, carpeta SPAM, Papelera, Archivo de emails”.

En la parte superior, se encuentran dos barras de opciones:

  • La superior es para ir alternando entre los paneles de Correo, Contactos, Calendario, Configuración y Webmail Home.
  • La que se encuentra justo debajo es para Actualizar tu bandeja de entrada (para ver si tienes nuevo correo), crear un email nuevo, responder un email, reenviarlo, eliminarlo, archivarlo, etiquetarlo y otras opciones avanzadas.

Paso 4 Guía RoundCube

Como ves, la interfaz es muy parecida a la de cualquier gestor de correo conocido, así que no tendrás mayores problemas para saber utilizarla.

 

Enviar mensaje en Roundcube

Una de las primeras acciones que vas a querer llevar a cabo es enviar un mensaje en Roundcube, y es tan sencillo como pinchar en el botón de Redactar, para que se active la interfaz de envío de emails.

Paso 5 Guía RoundCube

Paso 6 Guía RoundCube

En la parte izquierda de la interfaz encuentras un directorio de contactos propios (para que busques a quién quieres enviar el correo electrónico si no sabes de memoria el email).

En la parte superior verás las opciones de:

  • Cancelar (para volver a la Bandeja de entrada)
  • Enviar (cuando tu email ya esté listo)
  • Guardar (para seguir escribiendo el email en otro momento)
  • Adjuntar (para adjuntar archivos a tu correo electrónico)
  • Firma (para insertar una firma previamente configurada)
  • Respuestas (para insertar respuestas predefinidas para ahorrar tiempo en el envío de correos electrónicos repetitivos).

En la parte derecha verás que hay un pincha y arrastra (drag & drop en Inglés) para añadir archivos a tu correo electrónico de una manera sencilla (recuerda que dicho archivos no pueden superar los 50 mb).

Y en la parte central encuentras las opciones:

  • De (para elegir desde que correo electrónico tuyo quieres enviar el email, ya que puedes configurar más de un email)
  • Destinatario (para escribir a quién o quienes quieres enviar el email)
  • Asunto (para escribir en una frase corta sobre qué trata tu email)
  • Cuerpo del email (para crear tu email en formato plano o con HTML)

 

Adjuntar archivos en Roundcube

A la hora de adjuntar uno o más archivos a tus correos electrónicos en Roundcube, puedes elegir entre dos maneras:

  • La primera opción es con el botón de “Adjuntar”, en la barra superior. Simplemente tendrás que seleccionar el archivo o archivos que quieres enviar y listo.

      Paso 7 Guía RoundCube

  • La segunda opción es incluso más sencilla: selecciona directamente en tu ordenador los archivos que quieras enviar, y arrástralos directamente a la interfaz de la parte de la derecha en la creación del email.

      Paso 8 Guía RoundCube

Recuerda siempre que el tamaño de archivo máximo permitido es de 50mb (si no sabes qué es esto, un PDF normal puede ocupar 1 o 2 mb, y una foto “normal” 3 o 4 mb).

 

Importar y exportar correos Roundcube

Cuando se usa una aplicación “en la nube” a veces tenemos esa espinita clavada de lo que pasaría con nuestros correos electrónicos en el caso que Internet desaparezca.

También puede que te preguntes qué ocurre con tus correos si en algún momento cambias de servicio de hosting.

La solución que propone Roundcube es poder exportar e importar tus correos a tu gusto.

 

Para importar correos

En la bandeja de entrada, fíjate en la parte inferior izquierda, en el icono de la ruedecita de opciones.

Ahí se ubica la posibilidad de importar correos en Roundcube.

Al hacer click en la misma, se te pedirá que selecciones el archivo de importación.

En el siguiente punto verás cuál es, ya que es el que hayas exportado previamente desde otro sistema de Roundcube.

Paso 9 Guía RoundCube

 

Para exportar correos

Si lo que quieres es exportar ciertos correos importantes, es muy fácil con Roundcube.

Por desgracia, Roundcube no posee la funcionalidad de exportar muchos correos “en masa”, pero aquí yo lo miro de manera positiva, aprovechando para reiterar la idea de un “inbox cero” en tu email del trabajo (es decir, que no te dejes nada por hacer y tengas la bandeja de entrada limpia).

Así no te hará falta guardar correos, puedes usar otras herramientas para guardar “notas” importantes que haya en esos correos, así como archivos importantes que te envíen.

Si yo usara Roundcube, lo usaría en ese sentido, para hacer un proceso “limpio” de los correos que me llegan al trabajo.

Dicho esto, para exportar un correo en Roundcube tienes que seleccionar el que quieras exportar. y pinchar en el icono de Más, y seleccionar la opción Descargar (.eml)

Paso 10 Guía RoundCube

 

Crear y gestionar contactos en Roundcube

La posibilidad que ofrece Roundcube para gestionar los contactos de correo es muy válida, incluso tratándose de una herramienta 100% gratuita y sin publicidad.

Roundcube te permite:

  • Crear grupos de contactos
  • Crear todos los contactos que quieras en cada grupo
  • Añadir muchos campos personalizados a cada contacto, para tener una base de datos bien detallada.
  • Editar los contactos en cualquier momento
  • Asignar un contacto a varios grupos
  • Exportar todos los contactos en formato “vCard” (.vcf).
  • Importar contactos en formato .vcf y .csv.
  • Generar un código QR con la información de un contacto, listo para añadir a una agenda de teléfonos.
  • Redactar un correo para los contactos que preselecciones en la interfaz.
  • Hacer una búsqueda avanzada de contactos para dar con el que necesites en cada momento.

Paso 11 Guía RoundCube

 

Crear plantilla de correo Roundcube

Seguro que a veces te has visto a ti mism@ contestando a clientes o posibles clientes con mensajes si no iguales, casi idénticos.

En este mundo laboral tan rápido en el que vivimos, hay que sacar cualquier tipo de atisbo de productividad siempre que se pueda.

Lo que permite Roundcube en este sentido es poder crear unas plantillas de correo para que simplemente las pegues automáticamente en el cuerpo de tu email, modifiques algo si lo necesita, y lo envíes.

De esta manera ahorras tiempo y puedes dedicarlo a otro tipo de tareas tan importantes para tu negocio online.

Para crear una plantilla tienes que ir a la Configuración y ahí pinchar en Respuestas.

Paso 12 Guía RoundCube

Aquí podrás todas las Respuestas predefinidas que quieras.

Para utilizar una de estas Respuestas o Plantillas en Roundcube, basta con que pinches en el desplegable de Respuestas en la interfaz de creación de un correo electrónico nuevo.

Paso 13 Guía RoundCube

 

Y hablando de la configuración…

Aprovecho para introducir aquí por encima el apartado de Configuración de Roundcube.

Aparte de para gestionar las Respuestas predefinidas, podrás cambiar aspectos importantes de tu cuenta de correo electrónico en Roundcube, tales como la interfaz de usuario, los colores del calendario, crear firmas personalizadas con imagen (Identidades) y otras gestiones más avanzadas de servidor.

En el vídeo resumen las veremos también, así que estate muy atent@.

Paso 14 Guía RoundCube

 

Redireccionar correo Roundcube

Hasta ahora hemos visto cómo utilizar toda la interfaz de Roundcube y las posibilidades que ofrece.

Quizás lo utilices en el día a día, porque tu negocio no requiere de mucho email, y prefieres “ahorrarte” ese dinerillo en un gestor más avanzado, utilizando algo tan gratuito como Roundcube.

Pero si lo que buscas es tener un correo profesional pero no tener que andarte con configuraciones avanzadas y simplemente recibir en tu correo de toda la vida todo el email que te llegue a tu correo profesional, también lo puedes gestionar fácilmente en cPanel.

No tienes más que ir al panel principal de webmail y pinchar en Forwarders (redireccionamientos en español).

Paso 15 Guía RoundCube

A continuación pincha en Agregar reenviador.

Paso 16 Guía RoundCube

Escribe en el apartado de Destino la dirección de email a la que quieras reenviar el correo electrónico seleccionado.

Paso 17 Guía RoundCube

Te aparecerá un mensaje de confirmación.

Paso 18 Guía RoundCube

Esta configuración enviará una copia automática de cualquier correo entrante en tu dirección de correo profesional a la dirección de email que le indiques.

 

Video resumen

¡Espero que tu cabeza no esté echando humo ahora mismo con tanta información que te he mostrado a lo largo de todo este artículo!

Si como a mí, te gusta que te expliquen todo en un buen videotutorial, paso a paso, con lenguaje fácil y sin complicaciones, tus deseos se van a cumplir en el vídeo que te traigo a continuación.

Este vídeo sirve como resumen de todo lo comentado anteriormente.

 

 

Espero que te haya servido mucho este artículo y que le hayas perdido el miedo a crearte un email gratuito y corporativo.

Considero importante que si tienes un negocio con una web online, tus clientes reciban correos de ti, desde un email que termine con el nombre de tu dominio web, y no con otros nombres famosos, pero que afectan negativamente a tu imagen profesional.

Ponte a probar Roundcube, porque es gratuito y, si no requieres de un super mega gestor de correo electrónico profesional, ¡aquí tienes una solución que te viene incluida en lo que inviertes cada año en el hosting que estés!