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Cómo configurar correo corporativo en Gmail

por | Oct 13, 2022 | Administración del Hosting

Cómo configurar correo corporativo en Gmail

Aunque es muy habitual utilizar correos de Gmail para uso profesional, a muchos el cambio al corporativo les supone un esfuerzo, ya que están muy habituados a la forma de gestionar el correo desde Gmail y su App para dispositivos móviles.

Una muy buena solución puede ser configurar correo corporativo en Gmail con el fin de centralizar la gestión del correo en una única aplicación en lugar de hacerlo por un lago en el servicio de correo web de Google y, por otro lado, en el servidor de correo del Hosting donde está la web y los emails corporativos.

El servicio de correo de Gmail permite vincular hasta cinco cuentas corporativas distintas con el fin de poder enviar y recibir correos desde la misma y no tener que saltar de una a otra aplicación, además, no siempre la gestión del correo del Hosting desde el móvil es tarea fácil.

Incluso hay Apps que desde el móvil facilitan la centralización de cuentas de Gmail, del Hosting y de otros servicios de correo externo, lo que acaba siendo cómodo y práctico.

  Crear correo corporativo a través de WePanel

 

Para poder utilizar un correo corporativo en Gmail lo primero que hay que hacer es crearlo.

Estoy dando por hecho que ya has registrado un dominio y ya has creado tu(s) cuenta(s) de correo en Webmail.

Si ya tienes el correo creado este paso te lo puede saltar.

Los correos se crean desde el panel de administración del hosting, en el caso de Webempresa desde wePanel.

   Ten en cuenta que desde tu Panel de Hosting solo puedes crear cuentas de correo asociadas a alguno de los dominios que tengas alojados en el Hosting > Dominios, ya sea como dominio principal o adicional, y siempre que los DNS, y principalmente los registros MX apunten a dicho Hosting y no a un Hosting externo o a algún servicio de email de terceros (Hotmail, Gmail, Exchange, etc.).

A wePanel puedes acceder con los datos de acceso enviados al contratar el hosting en Webempresa y que constan de:

  • URL de acceso a wePanel (Panel de Hosting).
  • Usuario de acceso a wePanel.
  • Contraseña de acceso a wePanel.

O directamente puedes acceder desde tu área de cliente de Webempresa. a través del menú Hosting > Servicios Contratados > Acceso al hosting (icono de engranaje  que hay en la misma fila del nombre del hosting) > Acceder al Panel.

Acceso a wePanel desde el Area de Cliente

Una vez dentro del panel de administración de WePanel buscas el bloque de aplicaciones Correo electrónico y dentro verás el acceso a   “Cuentas de correo electrónico”.

Acceso a webmail desde wePanel

  1. Desde esta opción accedes a la creación y gestión de cuentas de correo, y dentro de cada cuenta accedes a webmail de dicha cuenta sin tener que loguearte (usuario/contraseña).
  2. Desde esta opción accedes a webmail directamente pero tienes que introducir el usuario y contraseña de la cuenta de correo a la que quieres acceder para gestionar el correo.

Y al acceder puedes ver todas las cuentas ya creadas además de tener la opción de crear nuevas cuentas de email de alguno de los dominios que gestiones en el Hosting.

Para crearlas tienes que rellenar el formulario Cuentas de correo > Crear cuenta de correo electrónico añadiendo el usuario, seleccionando el dominio para esa cuenta de correo y escribiendo una contraseña o usando el generador automático de contraseñas robustas. También podrás asignarle una cuenta de espacio al buzón de esa cuenta o dejarlo en máximo espacio disponible para que se asigne en base al espacio libre de tu cuenta de Hosting.

Crear cuenta de correo desde wePanel

Una vez rellenados los datos haces clic en Añadir y esperas a que se complete el proceso para poder empezar a usar dicha cuenta de email asociada a un dominio de tu Hosting.

Cuando se crea la cuenta en esa misma pantalla, debajo, ves las cuentas existentes y la que hayas creado, con el botón Opciones a la derecha, el cual te permite:

  • Datos de configuración
  • Configurar gestor de correo
  • Acceder a Webmail
  • Cambiar la cuota de espacio
  • Cambiar contraseña
  • Eliminar

Para acceder al cliente de correo web (webmail) haz clic en Acceder a Webmail, desde donde podrás enviar y recibir correos como en cualquier aplicación de gestión de correo.

Ahora de lo que se trata es de obtener los datos de configuración de la cuenta de correo del dominio creada, o una ya existente, para poder configurarla en Gmail posteriormente.

Estos datos los encuentras en la primera opción que te he citado más arriba Datos de configuración la cual te despliega los datos con y sin SSL, siendo siempre lo recomendado la configuración Configuración SSL.

Datos de configuración de la cuenta de correo

Ten en cuenta que a estos datos debes sumarle el usuario nombre@tu-dominio.com y la “contraseña” que hayas creado para esa cuenta de correo web.

Con estos datos ya estarías en disposición de ir a Gmail para configurar la cuenta en ese cliente de correo externo.

  Vincular el correo corporativo con Gmail

 

Para vincular el correo corporativo con Gmail tienes que realizar dos acciones, por un lado configuraremos la cuenta para poder recibir correos y por otro la configuración para poder enviar estos correos.

Comento esto porque normalmente en cualquier gestor de correo son pasos que se realizan a la vez y que Gmail divide en dos procesos totalmente diferenciados.

Primero entonces la configuración para recibir correos.

Para realizar esta configuración tienes que acceder a la parte de administración de tu cuenta de Gmail.

Lo haces desde el icono de rueda dentada  que tienes en la parte superior derecha. Al hacer clic se despliegan distintas opciones de configuración. Haz clic en Ver todos los ajustes.

Ajustes Gmail

Una vez en la página de configuración busca la pestaña de Cuentas e importación

Ajustes de cuentas - Importacion

Ahora verás las dos opciones que has de configurar para gestionar el correo de la cuenta de dominio con Gmail:

  • Consultar el correo de otras cuentas. Es la opción que vas a configurar primero para poder recibir correos de tu cuenta corporativa.
  • Enviar como. Donde añadiras de nuevo tu correo corporativo para poder realizar envíos con él desde Gmail.
Ajustes cuentas enviar

En el apartado Consultar el correo de otras cuentas haces clic en Añadir cuenta de correo.

Te muestra la primera ventana del asistente de configuración. En ella tienes que escribir la dirección de tu email corporativo a vincular.

Añadir cuenta de correo en Gmail

En la ventana que se muestra lo normal es que solo puedas activar la opción Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3) y por lo tanto vuelves a hacer clic en Siguiente.

Una vez superada la segunda ventana aparece el resto de la configuración:

Añadir cuenta de correo en Gmail

Datos a configurar para la cuenta de correo:

  • Nombre de usuario. El nombre de usuario siempre es la dirección de correo electrónico completa.
  • Contraseña. La que hayas puesto al crear el correo en tu Panel de Hosting WePanel.
  • Servidor POP y el puerto. Esta información la tienes disponible en WePanel donde has creado el correo. En el punto anterior de este artículo está indicado donde obtenerla.
  • Dejar una copia de los mensajes recuperados en el servidor: marca esta casilla. Si no lo haces, se eliminarán los mensajes de tu otra cuenta y solo podrás acceder a ellos en Gmail.
    Solo si estás configurando tu cuenta en Gmail para liberar espacio en tu hosting deberías no marcar esta casilla.
  • Utilizar siempre una conexión segura (SSL) para recuperar mensajes de correo electrónico: debes dejarla marcada.
  • Etiquetar los mensajes entrantes: marca esta casilla si quieres distinguir rápidamente en tu bandeja de entrada los mensajes que proceden de esta cuenta.
  • Archivar los mensajes entrantes: no la marques. Solo te conviene marcarla si no quieres ver en tu bandeja de entrada los mensajes nuevos de la otra cuenta.

Si todos los datos son correctos aparecerá la última ventana donde te indica que ha sido añadida la cuenta para poder recibir correos y te pregunta si quieres poder enviar.

Si haces clic en Siguiente comienza el asistente para poder configurar el envío.

Ten en cuenta que si al llegar aquí te devuelve un error en la mayoría de los casos es causado por no introducir los datos correctamente. Y si el error persiste lo mejor es ponerte en contacto con el soporte de tu proveedor de hosting.

Añadida cuenta correctamente

Ahora Gmail te enviará un código de verificación a la cuenta de correo corporativa, y tendrás que acceder a Webmail de dicha cuenta para consultar dicho código y escribirlo en la ventana de Gmail para poder completar el proceso.

Confirmar con código

Con estos pasos ya deberías tener la cuenta de correo corporativa (de tu dominio) configurada para enviar y recibir correos desde Gmail y no desde tu panel de Hosting.

Cuenta configurada en Gmail

Es conveniente que llegado a este punto realices una prueba de envío de correo desde Gmail, usando la cuenta corporativa, hacia otra cuenta de correo, ya sea de Gmail u otro proveedor de correo para verificar que envías correctamente los correos de la cuenta de dominio desde Gmail.

Prueba de envio desde Gmail

  Ventajas de gestionar cuenta de correo en Gmail

 

Los motivos que te pueden llevar a configurar tu cuenta de correo corporativo en Gmail son muy diversos, pero se pueden resumir en dos:

  1. Ahorrar espacio en tu hosting.
  2.  

    El espacio de tu hosting se comparte entre el correo y la web, por eso muchas veces los planes de hosting se quedan cortos.

    Una solución es derivar el correo a Gmail de manera que no se almacenen en tu cuenta de Hosting.

    Recuerda que para ello tienes que indicar en la configuración de Gmail que no quieres que se guarde una copia en el servidor.

     

  3. Facilidad en la gestión que ofrece la interface de Gmail.
  4.  

    Todos estamos habituados a usar Gmail y ya solo por eso vale la pena valorar el usarlo como gestor de correo.

    Pero además permite centralizar el correo al poder configurar hasta 5 cuentas de uno o varios dominios.

    Al estar vinculado a Gmail puedes consultar y enviar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet o donde tengas instalada la App de Gmail u otras aplicaciones para consultar el correo de varias cuentas de forma centralizada como es el caso de TypeApp de la que ya te he hablado en este Blog.

    Y no te olvides de que en Gmail tienes 17 Gb de espacio para almacenar correo, sin duda una de las principales ventajas.

Otro artículo que te puede ser de ayuda es este sobre cómo configurar SMTP en WordPress.

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