Cómo configurar un email corporativo en Gmail

por | Oct 8, 2020 | Administración del Hosting

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Aunque es muy habitual utilizar correos de Gmail para uso profesional, a muchos el cambio al corporativo les supone un esfuerzo ya que están muy habituados a la forma de gestionar el correo desde Gmail y su App para móviles.

Una muy buena solución puede ser configurar nuestro correo corporativo en Gmail.

De hecho nos permite vincular hasta cinco cuentas corporativas distintas en nuestro propio Gmail desde donde podremos enviar y recibir correos desde nuestra cuenta corporativa.

 

Crear correo corporativo a través de cPanel

Para poder utilizar un correo corporativo en Gmail lo primero es crearlo.

Estoy dando por hecho que ya has registrado un dominio y ya has creado tu cuenta de Webmail.

Si ya tienes el tuyo este paso te los puedes saltar.

Los correos se crean desde el panel de administración del hosting, en el caso de Webempresa llevan instalados el CPanel.

Al CPanel puedes acceder desde los datos de acceso que te enviaron cuando contrataste el hosting. Te enviarían una dirección de acceso, un usuario y una contraseña.

O directamente puedes acceder desde tu área de cliente de Webempresa desde Hosting > Servicios Contratados > Acceso al hosting (rueda dentada que hay en la misma fila del nombre del hosting) > Acceder al cPanel.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Una vez dentro del panel de administración de cPanel buscamos el acceso a “Cuentas de correo electrónico”.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Y al acceder podemos ver todas las cuentas ya creadas además de tener la opción de crear nuevas.

Para crearlas solo hay que clicar en el botón “+ CREAR”.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Y completar todos los campos del formulario, dominio que se va a utilizar, nombre de usuario, contraseña y capacidad del correo.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Al crearlo volvemos a la lista de correos creados y comprobamos que efectivamente se ha creado.

Desde la lista podemos observar que aparecen tres opciones junto al correo:

Check Email: nos da acceso al webmail desde donde podremos consultar el email sin necesidad de configurarlo en ningún gestor.

Administrar: desde donde podemos cambiar la configuración con la que lo dimos de alta como capacidad, contraseña, borrarlo, etc.

Connect Devices: Donde vamos a encontrar la configuración necesaria para poder consultar el correo desde el móvil de Android o Iphone, gestores de correo como Outlook o Thunderbird y también para configurar nuestro correo corporativo en Gmail.

Estos datos los tenemos que tener a mano para poder hacer la configuración en Gmail:

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

 

Vincular el correo corporativo con Gmail

Para vincular el correo corporativo con Gmail tenemos que realizar dos acciones, por un lado configuraremos la cuenta para poder recibir correos y por otro la configuraremos para poder enviar.

Comento esto porque normalmente en cualquier gestor de correo son pasos que se realizan a la vez y que Gmail divide en dos procesos totalmente diferenciados.

Empezamos por la configuración para recibir correos.

Para ello debemos acceder a la parte de administración de nuestro Gmail.

Lo hacemos desde la rueda dentada que tenemos en la parte superior derecha. Al clicar nos aparecen distintas opciones de configuración, pero debemos clicar en “Ver todos los ajustes”.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Una vez en la página de configuración buscamos la pestaña de “Cuentas e importación”

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Podemos ver las dos opciones que vamos a tener que configurar:

Consultar el correo de otras cuentas. Es la opción que vamos a configurar primero para poder recibir correos de nuestra cuenta corporativa.

Enviar como. Donde añadiremos de nuevo nuestro correo corporativo para poder realizar envíos con él desde nuestro Gmail.

En el apartado de “Consultar el correo de otras cuentas” clicamos en “Añadir cuenta de correo”.

Nos aparece la primera ventana del asistente de configuración. En ella debemos poner la dirección de nuestro email corporativo a vincular.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

En la ventana que nos aparece, lo normal es que solo nos permita activar la opción “Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)” y por lo tanto volvemos a clicar en Siguiente.

Una vez superada la segunda ventana nos aparece el grueso de la configuración:

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Datos configurables:

Nombre de usuario. El nombre de usuario siempre es la dirección de correo electrónico completa.

Contraseña. La que hayáis puesto al crear el correo en vuestro cPanel.

Servidor POP y el puerto. Esta información la tenéis disponible en cPanel donde habéis creado el correo. En el punto anterior de este post os recomendaba guardar esta información para utilizarla en este momento.

– Dejar una copia de los mensajes recuperados en el servidor: marca esta casilla. Si no lo haces, se eliminarán los mensajes de tu otra cuenta y solo podrás acceder a ellos en Gmail.
Solo si estás configurando tu cuenta en Gmail para liberar espacio en tu hosting deberías no marcar esta casilla.

– Para recuperar mensajes de correo electrónico, utilizar siempre una conexión SSL.

– Etiquetar los mensajes entrantes: marca esta casilla si quieres distinguir rápidamente en tu bandeja de entrada los mensajes que proceden de esta cuenta.

– Archivar los mensajes entrantes: no la marques. Solo te conviene marcarla si no quieres ver en tu bandeja de entrada los mensajes nuevos de la otra cuenta.

Y si todos los datos son correctos aparecerá la última ventana donde te indica que ha sido añadida la cuenta para poder recibir correos y te pregunta si quieres poder enviar.

Si le das a “Siguiente” comienza el asistente para poder configurar el envío.

Ten en cuenta que si al llegar aquí te devuelve un error en la mayoría de los casos es motivado por no introducir los datos correctamente. Y si el error persiste lo mejor es ponerte en contacto con el servicio técnico de tu proveedor de hosting.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail
 

Configurar el Correo Saliente SMTP

A partir de aquí empezamos a configurar el poder enviar correos desde la cuenta de Gmail.

Debemos tratar como un Alias por lo que debemos dejar la casilla marcada y clicamos en “Siguiente paso”.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

La configuración es más sencilla ya que solo tenemos que poner:

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Servidor SMTP: donde debemos copiar el servidor de salida que nos proporcionaron al crear la cuenta de correo.

Nombre de usuario: recordar que es la dirección de email completa.

Contraseña.

El puerto: 465.

– Y marcar la opción de conexión segura mediante SSL.

Si todos los datos introducidos son correctos pasamos a la siguiente pantalla del asistente donde nos solicita que introduzcamos un código que nos han enviado a la cuenta de correo corporativo que queremos configurar en Gmail.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

Una vez introducido el código de verificación ya podremos enviar correos desde la cuenta de Gmail.

Cómo configurar un email corporativo en Gmail

 

Ventajas de gestionar cuenta de correo en Gmail

Los motivos que te pueden llevar a configurar tu cuenta de correo corporativo en Gmail son muy diversos, pero podemos resumirlos en dos:

  1. Ahorrar espacio en tu hosting.

    El espacio de tu hosting se comparte entre el correo y la web, por eso muchas veces los planes de hosting se quedan cortos.

    Una solución es derivar el correo a Gmail de manera que no se almacenen en nuestro servidor.

    Recuerda que para que hay que indicar en la configuración de Gmail que no queremos que se guarde una copia en el servidor.

  2. Facilidad en la gestión que ofrece la interface de Gmail.

    Todos estamos habituados a usar Gmail y ya solo por eso vale la pena valorar el usarlo como gestor de correo.

    Pero además nos permite centralizar el correo al poder configurar hasta 5 cuentas de uno o varios dominios.

    Al estar vinculado a Gmail podremos consultar y enviar desde cualquier dispositivo con conexión a internet o desde cualquier dispositivo donde tengamos instalada la App de Gmail.

    Y no nos olvidemos de que en Gmail tenemos 17 Gb de espacio para almacenar correo, sin duda una de las principales ventajas.