Cuando queremos recoger información desde la web, muchas veces pensamos enseguida en instalar un plugin y ponernos a configurarlo todo. Pero no siempre hace falta complicarse tanto. A veces solo necesitamos un formulario que funcione, que podamos tener listo rápido y que no nos obligue a invertir demasiado tiempo en la parte técnica. En esos casos, usar un formulario de Google en WordPress puede venirnos bastante bien.
Google Forms tiene a favor que se deja crear sin dificultad. Podemos preparar las preguntas, elegir cómo queremos que respondan y dejarlo funcionando en poco tiempo. Luego, al mostrarlo dentro de WordPress, hacemos que todo quede más integrado en la propia web, sin llevar al usuario por caminos raros o a herramientas aparte.
Además, nos puede servir para cosas muy distintas. Un contacto sencillo, una inscripción, una encuesta rápida, un registro o una solicitud. No sería una solución para todos los casos, claro, pero sí puede encajar muy bien cuando buscamos algo práctico y sin demasiadas vueltas.
También resulta cómodo después, cuando toca revisar lo que han enviado. Al quedar las respuestas dentro de Google, suele ser más fácil consultarlas y tenerlas ordenadas. En esta guía vamos a ver cómo crear ese formulario, cómo sacar el código para insertarlo y cómo ponerlo en WordPress según el editor que estemos usando.
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¿Que es un formulario en Google?
Un formulario en Google es una herramienta que nos permite crear encuesta en WordPress, registro en WordPress, cuestionarios o formularios de contacto de una forma bastante sencilla, sin necesidad de saber programar ni instalar nada en nuestra web desde el primer momento. Todo se crea desde Google Forms, donde podemos ir añadiendo preguntas, elegir el tipo de respuesta que queremos recibir y organizar la información según lo que necesitemos recopilar.
Lo interesante aquí es que no se trata solo de un formulario para poner preguntas. También nos da la posibilidad de recoger respuestas de una forma mucho más ordenada, algo que viene muy bien cuando necesitamos manejar inscripciones, solicitudes, opiniones o cualquier dato que luego queramos revisar con calma. Y como todo queda dentro del entorno de Google, el proceso suele sentirse bastante práctico, sobre todo si buscamos una solución rápida.
Esta herramienta que nos ofrece Google es totalmente gratuita, ayudándonos a agilizar un proceso de creación de un formulario que muchas veces puede ser un dolor de cabeza, es posible elegir la plantilla de diseño que más nos parezca se adapte a nuestro sitio o nuestra marca, así como también podemos crear nuestras propias plantillas para usarlas posteriormente en cualquier formulario que necesitemos. Teniendo esto en cuenta podemos crear formularios bastante alusivos a nuestra marca sin que se pierda la sensación de que se esta saliendo de la misma plantilla WordPress.
Además, un formulario en Google puede adaptarse a distintos usos. Por ejemplo, podemos utilizarlo para:
- Formularios de contacto.
- Encuestas.
- Registros a eventos.
- Solicitudes de información.
- Cuestionarios.
- Recopilación de datos básicos.
Por eso, cuando hablamos de integrar un formulario de Google en WordPress, primero conviene entender que estamos trabajando con una herramienta externa que luego podemos mostrar dentro de nuestra web. Es decir, el formulario se crea en Google, pero podemos insertarlo en WordPress para que el usuario lo complete sin salir del sitio. Y justo ahí es donde esta combinación puede resultar tan útil cuando queremos algo simple, funcional y rápido de poner en marcha.
Crear un formulario en Google
Para crear un formulario en Google Forms, lo primero que debemos hacer es acceder a nuestra cuenta de Google, sin esto no vamos a poder realizar este formulario. Una vez accedemos a él vamos a ver en la parte superior derecha de nuestro correo un icono haciendo referencia a las opciones que están disponible, como un menú de nuestro teléfono con el icono de nueve puntos ubicados en filas de tres. Una vez hacemos clic en este veremos todas las herramientas disponibles por parte de Google, aquí seleccionaremos la herramienta de Google Forms, o en otros casos la vamos a tener bajo el nombre de formularios.
Si tenemos experiencia con las opciones de Google Suite nos resultará familiar la forma en la que los formularios son presentados y editados, es bastante similar a lo que sería en documento de Google Docs, o Google Sheets. Para crear nuestro formulario podemos hacer clic en el botón de + ubicado en la parte superior del todo. Luego de esto solo debemos asignar un título y descripción para luego proceder con las preguntas y respuestas válidas en caso de que se tengan estas, directamente en el panel lateral podemos ver varias herramientas:
Agregar pregunta: Se utiliza directamente para agregar una pregunta y luego configurar en esta misma si es una respuesta corta, respuesta larga, varias opciones, casillas, desplegable, subir archivos, fecha incluso hora.
Importar pregunta: Se puede utilizar para importar preguntas que tengamos creadas en otros formularios antiguos, simplemente seleccionamos el mismo y luego importamos las preguntas que necesitemos.
Agregar títulos y descripción: Como el propio nombre lo indica es posible agregar un título o descripción por si necesitamos orientar a una persona sobre alguna pregunta en específico u ofreceré alguna función específica del formulario.
Agregar imagen: Como el propio nombre lo indica se utiliza para agregar imágenes directamente en nuestras computadoras o bien utilizando las herramientas de Google para búsqueda de imágenes.
Agregar video: De igual forma a como se hace en imágenes, se pueden agregar videos a nuestros formularios, ya sean explicativos o bien informativos.
Agregar sección: Se utiliza para separar las secciones de un formulario, directamente se puede implementar en cualquier sección de nuestro formulario.
Como hemos podido ver la barra de herramientas nos permite agregar todos los elementos que necesitemos, se encuentra al alcance de nuestras manos en todo momento, con estas podemos crear cualquier tipo de formulario que necesitemos de forma rápida, otro ajuste a destacar es la posibilidad de agregar colaboradores en nuestro formulario, de tal forma que no solo nosotros podamos hacer el ajuste al mismo, sino que podamos hacer esté mismo con otras personas encargadas de otras áreas del mismo.
Para invitar a los miembros, simplemente vamos a hacer clic en estos tres puntos ubicados en el panel superior derecho de la página; luego, en el desplegable que se muestra, asignamos los correos de los agentes autorizados a realizar modificaciones a este formulario. Los cambios, de igual forma a como se trabaja en otras herramientas de Google, se actualizan o guardan de forma automática en Google Drive. Una vez terminamos todo lo referente al proceso de edición, podremos pasar al proceso de inserción del mismo en nuestro CMS WordPress. Cuando los usuarios completen estos formularios, los datos serán enviados automáticamente a Google Forms, a través de su propio servicio de Google Sheets; si bien este se genera automáticamente al momento de generar el formulario, también podemos crearlo de forma manual.
Para esto podemos situarnos en la parte superior indicada como Respuestas; una vez hacemos clic aquí, nos encontramos en un panel donde se indican dos simples opciones, una con respecto a elegir un formulario ya creado y otra la de crear uno nuevo. Aquí es donde se van a mostrar todos los resultados del mismo.
Copiar código del formulario
Una vez que tengamos el formulario creado y funcional, debemos hacer clic en el botón ubicado en la parte superior del formulario bajo el nombre de Enviar. Al hacer clic en esta sección, vamos a tener varias opciones para compartir nuestros formularios, ya sea por correos, enlaces, HTML, Facebook o Twitter.
Con cualquiera de estas opciones nos son de utilidad para compartir los formularios. Si nuestra empresa utiliza las redes sociales, podemos utilizar tanto la opción de Facebook como Twitter, así mismo como el uso de la opción de envío directamente por correo. Por temas de esta guía y de utilización de formulario directamente en nuestro WordPress, vamos a elegir y utilizar la opción de HTML. Seleccionamos la opción de (< >) en esta encontraremos el código que vamos a incrustar en nuestro sitio, junto con la opción de modificar los valores de ancho del elemento. Una vez esté realizado el ajuste del tamaño, podemos copiar el mismo directamente en el botón de copiar, en la parte inferior izquierda del panel.
Luego de que lo tenemos, ingresamos al panel de administración de WordPress para realizar la inserción del mismo.
Añadir un formulario de Google en WordPress
El insertar formularios personalizados en un sitio WordPress es fundamental para que los visitantes del sitio nos brinden una información valiosa, por lo tanto, utilizamos Google Forms como una herramienta para ingresar y personalizar formularios personalizados. Así mismo, agregar estos a sitios elaborados en WordPress es más sencillo de lo que pareciera. Por lo que vamos a ver los pasos para agregar este formulario en diversos constructores de WordPress, tratando siempre de implementar estos mismos en un elemento de diseño que sea coherente con nuestra marca, por lo que si estamos buscando aplicar esto de forma sencilla, podemos seguir los siguientes pasos.
Agregar en editor Gutenberg
Utilizando el fragmento de código HTML podemos insertar el mismo en varios sitios de nuestra web, en este caso si utilizamos Gutenberg WordPress, vamos a poder agregarlo en un módulo específico, para esto vamos a ingresar a una página y agregar un nuevo módulo con el botón de + ubicado en el propio contenido, aquí vamos a agregar el módulo de HTML personalizado, el cual nos va a permitir agregar el código que copiamos directamente de Google Forms a nuestro WordPress.
Al hacer esto y luego hacer clic a la ventana de vista previa podemos ver como se ha insertado este formulario en caso de que necesitemos realizar algún cambio ya sea en las dimensiones o en los colores del mismo.
Agregar en editor clásico
Si, por el contrario, aún contamos con un editor clásico, los van a diferir un poco en relación al editor nuevo de Gutenberg, en este caso debemos hacer clic en el botón de texto ubicado sobre el cuadro donde escribimos el contenido y cambiar la vista a código, con esto vamos a poder insertar nuestro código previamente copiado del formulario e insertarlo donde veamos que es más conveniente en relación con el contenido que ya tenemos en nuestra web.
Luego al volver a ingresar al editor visual vamos a ver el recuadro operativo y funcionando de forma correcta.
Igualmente, también podemos utilizar la función de vista previa en la web para poder verificar los datos o elementos que hemos agregado al sitio.
Agregar en editor de DIVI
Si, por el contrario, no estamos utilizando ni el editor clásico ni el editor de Gutenberg, sino que estemos trabajando con el tema Divi, ya que estamos en un entorno de trabajo de WPFácil, también podremos realizar esta inserción del código en el mismo, solo debemos abrir la página o entrada en la que queramos agregar este formulario y agregar un módulo de código, en él vamos a agregar el que copiamos en el panel de Google Forms y de manera automática vamos a poder ver el formulario creado directamente en la página.
Conclusiones
Llegados a este punto, ya podemos ver que insertar un formulario de Google en WordPress no tiene por qué ser un proceso complicado ni algo reservado solo para quienes tienen más experiencia técnica. En realidad, estamos ante una solución bastante práctica cuando lo que buscamos es recoger información de una forma rápida, ordenada y sin tener que montar un sistema más complejo dentro de nuestra web. Y eso, en muchos proyectos, puede marcar bastante la diferencia.
Lo interesante de trabajar con esta opción es que nos permite aprovechar la facilidad de Google Forms para crear formularios y, al mismo tiempo, integrarlos dentro de WordPress para que todo se sienta parte del mismo sitio. Es decir, no necesitamos conformarnos con enviar un enlace externo y esperar que el usuario salga de la web para responder. Podemos mostrar el formulario directamente en una página, una entrada o una sección concreta y hacer que la experiencia sea mucho más cómoda y natural.
Además, no solo nos sirve para un formulario de contacto. También puede encajar en encuestas, registros, inscripciones, solicitudes, recopilación de opiniones o cuestionarios sencillos. Esa es parte de su valor: nos resuelve muchas necesidades sin obligarnos a complicar demasiado el proceso. No reemplaza en todos los casos a un plugin de formularios más avanzado, claro, pero sí puede venirnos muy bien cuando buscamos algo funcional, rápido de preparar y fácil de gestionar.
También ayuda que las respuestas queden organizadas de una forma bastante clara. Eso hace más sencillo revisarlas después y llevar un mejor control de la información que vamos recibiendo. Y si a eso le sumamos que podemos insertarlo en Gutenberg, en el editor clásico o incluso en constructores como Divi, todo termina siendo todavía más accesible.
En definitiva, usar un formulario de Google en WordPress puede facilitarnos mucho las cosas cuando queremos recoger datos sin enredarnos demasiado. Lo importante es tener claro para qué lo necesitamos, crear el formulario con sentido y colocarlo en un punto de la web donde realmente resulte útil. Cuando se hace así, deja de ser solo un formulario más y pasa a ser una herramienta práctica dentro del sitio.
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Equipo de soporte WordPress y WooCommerce en Webempresa.
